Se la pubblicità tradizionale si sta dimostrando così debole e poco efficace, dobbiamo trovare altre soluzioni per avvicinare i nostri pubblici target.

In questo contesto, l’organizzazione di eventi ad hoc sembra divenire uno strumento di comunicazione molto interessante, tale da garantire ROI (cioè ritorni di quanto investito) piuttosto interessanti.

L’efficacia di questi momenti è fondamentalmente legata alla capacità di generazione di credibilità e fiducia.
Quindi, un evento di qualità porterà buoni risultati, un evento scarso – in quanto male organizzato o male comunicato – causerà danni piuttosto che benefici.

Da qui la necessità di pesare con attenzione le varie fasi e non lasciare nulla all’improvvisazione o al caso.
Per evitare qualsiasi problema e creare le basi di un evento ben riuscito c’è solo una strada: pianificare tutto con estrema cura e perizia!

In sintesi, per chiarire di cosa stiamo parlando, vi presentiamo un rapido elenco dei vari passaggi che DEBBONO venir effettuati.
Saltarne qualcuno o ignorarne qualche parte può facilmente portare alla catastrofe, cioè a denotare negativamente il nostro marchio/prodotto.

Attività per organizzare un evento:

- Analisi del pubblico target per comprendere:

• Argomenti di interesse
• Motivazioni chiave per spingerli a partecipare
• Zona geografica di appartenenza
• Benefici attesi dalla partecipazione

- Logistica:

• Definizione della location 
• Definizione dei servizi di ristoro
• Definizione dei servizi aggiuntivi (hostess, accoglienza, etc.)
• Definizione delle convenzioni con alberghi e ristoranti
  - NB: per tutte queste voci vanno richiesti diversi preventivi in quanto i costi possono variare molto

-  Segreteria organizzativa:

• Individuare il format più adeguato per conseguire gli obiettivi di interesse
• Individuare eventuali relatori
• Coinvolgere/convincere  i relatori
• Integrare eventuali figure di interesse (personalità varie)
• Impostare le relazioni e mantenerle

- Comunicazione pre-evento:

• Individuazione titolo e focus dell’evento
• Individuazione di nicchie che possano essere interessate (anche extra comunità target)
• Preparazione dell’eventuale sito dedicato e delle schede di iscrizione
• Attività di ufficio stampa e PR per promuovere l’evento
• Preparazione e invio degli inviti

- Evento:

• Ideazione e creazione di materiali di supporto (cartellonistica, brochure, cartelline, badge, etc.)
• Creazione delle basi slides e dei materiali per i relatori
• Coordinamento dei relatori e di tutti i partecipanti
• Copertura media

- Comunicazione post-evento:

• Attività di ufficio stampa e PR
• Preparazione degli atti
• Diffusione degli atti e  follow up delle testate giornalistiche

L’elenco non è completo o esaustivo, anzi.
Tante voci sono riassuntive di vari passaggi: sarebbe troppo lungo e noioso entrare nei singoli dettagli.

Il nostro obiettivo è quello di fornirvi una visione d’assieme del viaggio che si intraprende quando si decide di organizzare un incontro o un evento.
La soddisfazione al termine è enorme, ma è come scalare una montagna: faticoso e lungo!